Bedrijfspand afschrijven als ondernemer: regels en tips

Als ondernemer die een bedrijfspand koopt of huurt, kom je in aanraking met een belangrijk fiscaal onderwerp: afschrijving. Een pand is een waardevol bezit, maar het brengt ook regels, verplichtingen en fiscale mogelijkheden met zich mee.

Hoe werkt afschrijven precies? Hoe zit het met btw en bodemwaarde? En wat als je een pand huurt in plaats van koopt? In dit artikel leggen we uit hoe je als ondernemer op een juiste manier een bedrijfspand afschrijft, zonder verrassingen achteraf.

Wat is afschrijven?

Afschrijven betekent dat je de kosten van een bedrijfsmiddel, zoals een bedrijfspand, verspreid over meerdere jaren verwerkt als zakelijke kosten in je administratie. Dat komt omdat een pand langer meegaat dan één jaar en gedurende die tijd langzaam in waarde daalt door slijtage en veroudering.

Door jaarlijks een deel van de waarde af te schrijven, verlaag je je belastbare winst. Dit kan een aanzienlijke belastingbesparing opleveren en zorgt ervoor dat je winstcijfers realistischer blijven.

Wanneer mag je een bedrijfspand afschrijven?

Je mag een bedrijfspand alleen afschrijven als het pand wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden, eigendom is van jou of je onderneming, en op de balans van je onderneming staat.

Gebruik je een deel van het pand ook privé, bijvoorbeeld als woonruimte? Dan mag je alleen het zakelijke deel afschrijven. Dit zakelijke gedeelte moet je redelijk kunnen aantonen, bijvoorbeeld op basis van het aantal vierkante meters of een duidelijke plattegrond.

Een goede onderbouwing en duidelijke splitsing tussen zakelijk en privé zijn essentieel om problemen bij een controle te voorkomen.

Koop of huur: wat is het verschil?

De manier waarop je een bedrijfspand gebruikt, en de rechtsvorm die je kiest, bepaalt ook hoe je mag afschrijven.

Koop je een pand, dan staat het gebouw op de balans en mag je het gebouw (exclusief de grond) jaarlijks afschrijven.
Huur je een pand, dan mag je zelf geen afschrijving toepassen op het pand zelf, omdat dat niet jouw eigendom is. Wel mag je afschrijven op kosten die je zelf maakt voor verbouwing, inrichting of aanpassingen van het gehuurde pand.

Dit geldt alleen als deze investeringen een zakelijk doel hebben en je ze zelf hebt betaald.

Hoe werkt de afschrijving?

Een bedrijfspand mag je jaarlijks met een vast percentage afschrijven, totdat je de minimale fiscale waarde – de bodemwaarde – hebt bereikt.

De afschrijfbare waarde bereken je als volgt:

Aanschafwaarde – (grondwaarde + restwaarde) = afschrijfbaar bedrag

De waarde van de grond mag nooit worden afgeschreven, omdat deze in principe niet in waarde daalt.

Belangrijke regels hierbij zijn:

• Je mag per jaar maximaal 3 procent van de afschrijfbare waarde afschrijven.

• Je mag niet verder afschrijven dan de bodemwaarde:

  • Bij eigen gebruik is dat 50 procent van de WOZ-waarde.

  • Bij verhuur aan derden is dat 100 procent van de WOZ-waarde.

De WOZ-waarde wordt jaarlijks door je gemeente vastgesteld en geeft de waarde van het pand in het economisch verkeer weer.

De afschrijving start op het moment dat het pand zakelijk in gebruik wordt genomen, niet eerder.

Btw-aspecten bij een bedrijfspand

Naast de inkomstenbelasting spelen ook btw-regels een rol bij een bedrijfspand. Dit is vaak een complex onderdeel, met de volgende uitgangspunten:

Bij de aankoop van een bedrijfspand kun je meestal geen btw terugvragen, tenzij het gaat om een nieuw pand of een pand dat kortgeleden is verbouwd en met btw wordt verkocht.
Bij onderhouds- en verbouwingskosten die je zelf betaalt en die uitsluitend voor zakelijk gebruik zijn, mag je de btw wel terugvragen.

De Belastingdienst kan eisen dat je de btw over meerdere jaren aanpast als het gebruik van het pand verandert. Bijvoorbeeld als je een deel van het pand later privé gebruikt of gaat verhuren.

Bij twijfel over deze complexe btw-regels is het verstandig om advies te vragen aan een boekhouder of belastingadviseur.

Veelgemaakte fouten bij afschrijving bedrijfspand

Er zijn een aantal veelvoorkomende valkuilen die je kunt vermijden:

• De grondwaarde meenemen in de afschrijving.

• Verder afschrijven dan de bodemwaarde.

• Het volledige pand afschrijven terwijl je het deels privé gebruikt.

• Geen rekening houden met jaarlijkse wijzigingen in de WOZ-waarde.

• Afschrijven op een huurpand zonder dat er sprake is van eigen investeringen.

Deze fouten kunnen leiden tot correcties, naheffingen of zelfs boetes bij een controle.

Huur en afschrijven: verbouwingen en investeringen

Huur je als ondernemer een pand, dan mag je het pand zelf niet afschrijven. Je mag wel zakelijke investeringen afschrijven die je in het pand hebt gedaan, zoals:

• Een zelfbetaalde verbouwing.

• Inrichting of installatie van voorzieningen.

• Aanpassingen aan elektriciteit, verlichting of vloeren.

• De huur van het pand zelf mag je als kosten opgeven.

Deze verbeteringen neem je apart op in je balans en schrijf je af over de economische levensduur van de investering.

Tips voor een goede administratie

Een foutloze administratie helpt je enorm. Bewaar aankoopaktes, facturen en WOZ-beschikkingen, documenteer duidelijk de splitsing tussen zakelijk en privé, houd jaarlijkse wijzigingen in de WOZ-waarde bij en noteer vanaf wanneer het pand zakelijk in gebruik is genomen. Zo ben je goed voorbereid als de Belastingdienst om bewijsstukken vraagt.

Fiscale voordelen en beperkingen

Afschrijven is een belangrijke manier om je fiscale winst te verlagen en minder inkomstenbelasting te betalen. Toch gelden strenge regels om misbruik te voorkomen. Belangrijk om te onthouden is dat je alleen mag afschrijven op het zakelijke deel van het pand, niet onder de bodemwaarde mag zakken en dat de grond nooit wordt afgeschreven.

Daarnaast kun je soms profiteren van andere regelingen, zoals investeringsaftrek of zakelijk sparen voor toekomstige investeringen.

Conclusie: slim afschrijven geeft zekerheid en voordeel

Het afschrijven van een bedrijfspand als ondernemer biedt fiscale voordelen en zorgt voor een realistische weergave van je winst. Maar de regels zijn streng en complex, vooral bij gemengd gebruik, btw-herziening en huurpanden.

Door een goede administratie bij te houden en de juiste stappen te volgen, voorkom je fouten en profiteer je optimaal van de mogelijkheden.

Twijfel je over de juiste aanpak of wil je zeker weten dat je geen voordelen misloopt? De experts van Balancify helpen je graag met persoonlijk advies en een overzichtelijke boekhouding, zodat je met een gerust hart verder kunt bouwen aan je onderneming.

Neem vandaag nog contact op met Balancify voor een vrijblijvende kennismaking en ontdek hoe wij jou kunnen helpen met al je administratieve en fiscale vragen.