Versie: 2.0
Datum: 24 augustus 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Balancify is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Balancify
Gevestigd te Silvolde
KvK-nummer: 99382520
E-mail: support@balancify.nl
Website: www.balancify.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening en de omstandigheden kan Balancify onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam-, adres- en woonplaatsgegevens;

• contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;

• geboortedatum en geboorteplaats;

• BSN, voor zover verwerking daarvan wettelijk is toegestaan of vereist;

• identificatie- en verificatiegegevens, waaronder gegevens van een identiteitsdocument;

• gegevens van vertegenwoordigers, bestuurders, aandeelhouders en uiteindelijk belanghebbenden (UBO's);

• financiële en administratieve gegevens;

• bank- en betalingsgegevens;

• fiscale gegevens en gegevens die noodzakelijk zijn voor belastingaangiften;

• gegevens die noodzakelijk zijn voor cliëntenonderzoek en andere verplichtingen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);

• correspondentie en overige gegevens die u aan ons verstrekt;

• website-, apparaat- en gebruiksgegevens, voor zover van toepassing en toegestaan.

Balancify verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk of relevant zijn voor de doeleinden waarvoor deze worden verzameld.

3. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens in de meeste gevallen rechtstreeks van u.

Daarnaast kunnen wij, voor zover noodzakelijk en toegestaan, persoonsgegevens ontvangen of verkrijgen van andere bronnen, waaronder:

• de Belastingdienst en andere bevoegde overheidsinstanties;

• openbare registers, waaronder het Handelsregister en het UBO-register;

• door u gemachtigde of aangewezen personen;

• uw onderneming, werkgever, vertegenwoordiger of andere bij de dienstverlening betrokken partijen;

• door Balancify gebruikte administratieve, boekhoudkundige en fiscale systemen.

Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks van u worden verkregen, verwerken wij deze uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

4. Grondslagen voor verwerking

Balancify verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer verwerking noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van onze dienstverlening.

• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld verplichtingen op grond van fiscale wetgeving of de Wwft.

• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze systemen, onze bedrijfsvoering en het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen, voor zover uw belangen of grondrechten niet zwaarder wegen.

• Toestemming: wanneer voor een specifieke verwerking toestemming noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor bepaalde niet-noodzakelijke cookies.

Een BSN wordt uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

5. Doeleinden van verwerking

Balancify kan persoonsgegevens verwerken voor:

• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;

• het uitvoeren van administratieve, boekhoudkundige en fiscale dienstverlening;

• het verzorgen en indienen van belastingaangiften;

• het aanvragen of wijzigen van voorlopige aanslagen en andere fiscale verzoeken;

• communicatie en gegevensuitwisseling met de Belastingdienst voor zover dit noodzakelijk is voor de overeengekomen dienstverlening;

• het voeren van administraties en samenstellen van financiële overzichten;

• facturatie en het verwerken van betalingen;

• communicatie met klanten;

• het uitvoeren van cliëntenonderzoek en het voldoen aan overige verplichtingen op grond van de Wwft;

• het voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen;

• het beveiligen van onze systemen en dienstverlening;

• het behandelen van vragen, verzoeken, klachten en eventuele geschillen;

• het verbeteren van onze website en dienstverlening, voor zover hiervoor een geldige grondslag bestaat.

6. Wwft en cliëntenonderzoek

Balancify kan op grond van de Wwft verplicht zijn cliëntenonderzoek uit te voeren.

In dat kader kan Balancify onder meer:

• de identiteit van klanten en vertegenwoordigers vaststellen en verifiëren;

• UBO's vaststellen en, waar vereist, hun identiteit verifiëren;

• informatie verzamelen over het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie;

• een risicobeoordeling uitvoeren;

• controleren of sprake is van omstandigheden die een verhoogd risico met zich meebrengen;

• gedurende de zakelijke relatie gegevens actualiseren en de zakelijke relatie monitoren voor zover de Wwft dit vereist;

• aanvullende maatregelen treffen wanneer dit op grond van de Wwft noodzakelijk is.

Wanneer Balancify wettelijk verplicht is bepaalde persoonsgegevens te verkrijgen en u deze gegevens niet verstrekt, kan dit ertoe leiden dat Balancify geen zakelijke relatie met u kan aangaan, bepaalde Werkzaamheden niet kan uitvoeren of een bestaande zakelijke relatie moet beëindigen.

7. Bewaartermijnen

Balancify bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere geldige reden een langere bewaartermijn vereist.

Voor fiscale basisgegevens en andere gegevens waarvoor de fiscale bewaarplicht geldt, geldt in beginsel een bewaartermijn van 7 jaar.

Voor bepaalde gegevens geldt een langere wettelijke bewaartermijn. Zo geldt onder meer een bewaartermijn van 10 jaar voor bepaalde gegevens met betrekking tot onroerende zaken en gegevens die betrekking hebben op de Unieregeling of Invoerregeling van het éénloketsysteem (OSS).

Gegevens die in het kader van het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft moeten worden bewaard, worden in beginsel gedurende 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie of het uitvoeren van de betreffende transactie bewaard.

Ook voor gegevens die verband houden met een melding van een ongebruikelijke transactie kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden.

Voor andere persoonsgegevens wordt de bewaartermijn bepaald aan de hand van het doel waarvoor de gegevens zijn verwerkt, toepasselijke wettelijke verplichtingen en de eventuele noodzaak gegevens te bewaren voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk is toegestaan of vereist.

8. Delen van persoonsgegevens met derden

Balancify deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen persoonsgegevens onder meer worden gedeeld met:

• de Belastingdienst;

• bevoegde overheidsinstanties en toezichthouders;

• banken en andere financiële instellingen, indien noodzakelijk;

• leveranciers van boekhoudkundige, fiscale en administratieve software;

• hosting-, cloud-, communicatie- en IT-dienstverleners;

• professionele adviseurs en andere dienstverleners, indien dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening.

Wanneer een derde namens Balancify persoonsgegevens verwerkt als verwerker, maakt Balancify waar wettelijk vereist passende afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Balancify verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Het is mogelijk dat bepaalde door Balancify gebruikte dienstverleners persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt Balancify ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat en, waar vereist, passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de AVG.

10. Beveiliging

Balancify neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van de systemen en gegevens maken wij onder meer gebruik van:

• beveiligde cloudopslag;

• toegangsbeperkingen;

• sterke authenticatiemethoden, waaronder waar mogelijk twee-factor-authenticatie;

• beveiliging van accounts, apparaten en systemen;

• passende procedures voor de verwerking en bewaring van vertrouwelijke persoonsgegevens;

• maatregelen om toegang tot persoonsgegevens te beperken tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.

11. Communicatie

Balancify kan voor de uitvoering van de dienstverlening communiceren via e-mail, telefoon en andere met de klant gebruikte communicatiekanalen.

Persoonsgegevens die via deze kanalen worden ontvangen, worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, communicatie of naleving van wettelijke verplichtingen.

Bij de verwerking van identificerende of anderszins vertrouwelijke persoonsgegevens neemt Balancify passende maatregelen en worden gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

12. Cookies en website

De website van Balancify kan gebruikmaken van functionele, analytische en andere cookies of vergelijkbare technieken.

Cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website kunnen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, worden deze uitsluitend geplaatst nadat daarvoor toestemming is verkregen.

Meer informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies en de bijbehorende bewaartermijnen wordt, indien van toepassing, verstrekt via de cookiebanner of cookieverklaring op onze website.

13. Uw privacyrechten

Voor zover de AVG dit toestaat, heeft u het recht om:

• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;

• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;

• persoonsgegevens te laten verwijderen;

• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

• uw persoonsgegevens over te laten dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;

• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kunt u indienen via support@balancify.nl.

Balancify kan aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen. Wij behandelen verzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

Niet ieder recht kan in alle omstandigheden worden uitgeoefend. Zo kunnen wettelijke bewaarplichten ertoe leiden dat bepaalde persoonsgegevens niet direct kunnen worden verwijderd.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Balancify neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij dit uitdrukkelijk anders wordt aangegeven en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

15. Klachten

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen via support@balancify.nl.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Wijzigingen

Balancify kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie van deze privacyverklaring wordt gepubliceerd op onze website.