24 december 2024
Het jaar 2024 nadert zijn einde, en dit is het perfecte moment om uw administratie op orde te brengen en goed voorbereid 2025 in te gaan. Met "Klaar voor 2025" in gedachten, is het essentieel om uw zakelijke administratie en financiële verplichtingen aan te pakken.
Hieronder vindt u een checklist die niet alleen uw financiële administratie up-to-date houdt, maar ook voldoet aan de Nederlandse regelgeving en fiscale standaarden.
1. Controleer en Orden Facturen
- Zorg ervoor dat alle facturen voldoen aan de Nederlandse eisen voor facturatie. Een factuur moet onder andere een uniek nummer, de naam en het adres van de klant, het KvK-nummer van uw bedrijf, en een duidelijke btw-specificatie bevatten.
- Controleer of alle verstuurde facturen zijn betaald en werk eventuele achterstallige betalingen bij.
- Bij ontbrekende factuurnummers moet u kunnen verklaren waarom deze ontbreken. Dit is belangrijk om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en om een overzichtelijke administratie te behouden.
2. Documenteer Zakelijke Uitgaven
- Zorg dat alle zakelijke uitgaven gedocumenteerd zijn met een bon of factuur die de uitgave ondersteunt. Volgens de Nederlandse wetgeving kunt u alleen btw terugvragen als u een correcte factuur heeft met een specificatie van de btw.
- Controleer of terugkerende maandelijkse kosten, zoals telefoon- of internetkosten, volledig en correct zijn ingevoerd. Volgens de regels moeten alle kosten traceerbaar en logisch verklaarbaar zijn.
3. Pas Correcties Toe op Privégebruik
- Wanneer zakelijke middelen, zoals een telefoon of internet, ook privé worden gebruikt, is het verplicht om een correctie toe te passen. De Belastingdienst adviseert om een realistisch percentage te gebruiken en dit vast te leggen in uw administratie.
- Noteer het percentage dat u berekent voor zakelijk gebruik en vermeld dit in de beschrijving van de kosten.
4. Automatische Afschrijvingen en Contracten
- Voeg automatische afschrijvingen zoals bankkosten en huur toe aan uw administratie. Volgens de Belastingdienst moet u hiervoor een bewijs kunnen leveren, zoals een bankafschrift of een kopie van het huurcontract.
- Controleer dat alle dergelijke kosten correct zijn gecategoriseerd en gedocumenteerd.
5. Kilometervergoeding voor Privévoertuigen
- Als u zakelijke kilometers maakt met een privévoertuig, moet u een nauwkeurige kilometerregistratie bijhouden. Deze registratie moet de datum, het vertrek- en eindpunt, en het aantal gereden kilometers bevatten.
- Gebruik het door de Belastingdienst vastgestelde tarief van €0,23 per kilometer voor zakelijke ritten en voeg dit bedrag toe aan uw administratie onder “geen btw”.
6. Dubbelcheck Grote Investeringen
- Controleer of alle grote zakelijke aankopen, zoals computers en andere apparatuur, correct in de administratie staan. Deze moeten voldoen aan de regels voor activering en afschrijving.
- Voor investeringen boven een bepaald bedrag kunnen aanvullende vereisten gelden, zoals het opstellen van een activastaat.
7. Overweeg Laatste Investeringen
- Controleer of u in aanmerking komt voor de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Deze aftrekpost geldt alleen als u in 2024 minimaal €2.801 en maximaal €353.973 exclusief btw heeft geïnvesteerd.
- Indien u net onder deze drempel zit, kan het voordelig zijn om voor het einde van het jaar een aanvullende zakelijke investering te doen. Dit is een slimme manier om "Klaar voor 2025" te zijn.
8. Zorg voor Compleetheid bij Overgang naar Nieuwe Boekhouder
- Wanneer u overstapt naar een nieuwe boekhouder, is het verplicht om de jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting van het vorige jaar aan te leveren. Dit waarborgt een correcte voortzetting van uw administratie.
- Zorg ook voor een gedetailleerde activastaat van eerdere investeringen en afschrijvingen. Dit is cruciaal om fouten of onduidelijkheden in de belastingaangifte te voorkomen.
9. Raadpleeg Informatiebronnen en Experts
- Maak gebruik van de informatie die beschikbaar is via uw boekhoudsoftware of administratiesysteem. Veel systemen bieden handige uitleg bij specifieke vragen.
- Bij twijfel over fiscale regels of de verwerking van bepaalde gegevens, is het raadzaam om advies in te winnen bij een gekwalificeerde boekhouder of fiscaal adviseur. Dit maakt deel uit van een proactieve aanpak om "Klaar voor 2025" te zijn.
Met deze stappen zorgt u ervoor dat uw administratie niet alleen overzichtelijk en compleet is, maar ook volledig voldoet aan de Nederlandse fiscale eisen. Begin 2025 met vertrouwen en een georganiseerde administratie.
Klaar voor 2025? Succes!