Werk je met een holdingstructuur? Dan is de management fee holding werkmaatschappij een essentieel onderdeel van je financiële en fiscale strategie. In dit artikel leggen we uit wat een management fee precies is, waarom deze wordt toegepast, wat de wettelijke en fiscale aandachtspunten zijn, en hoe je dit correct en slim inricht volgens de Nederlandse regelgeving.
Wat is een Holding en Werkmaatschappij?
In Nederland kiezen veel ondernemers voor een structuur bestaande uit een holding-BV en een of meerdere werkmaatschappijen. Dit is populair vanwege de risicospreiding, fiscale optimalisatie en flexibiliteit.
- Holding-BV: Houdt (meestal) alle aandelen in de werkmaatschappij en fungeert als investeringsvehikel, risicobuffer of centrale managemententiteit.
- Werkmaatschappij-BV: Voert de dagelijkse operationele activiteiten Wanneer uit zoals verkoop, productie of dienstverlening.
Deze structuur wordt vaak gebruikt door DGA’s, scale-ups en ondernemers die vermogen willen beschermen tegen zakelijke risico’s.
Wat is een Management Fee?
Een management fee is een zakelijke vergoeding die de werkmaatschappij betaalt aan de holding voor geleverde diensten. Deze vergoeding wordt meestal maandelijks of per kwartaal gefactureerd en is in principe belast met 21% btw.
Typische diensten waarvoor een management fee wordt gerekend zijn:
- Strategisch en algemeen bestuur
- Financiële administratie en controle
- Juridisch en contractueel advies
- ICT-ondersteuning
- HR-diensten zoals werving of loonadministratie
- Bedrijfsontwikkeling en marketing
Let op: deze diensten moeten aantoonbaar worden geleverd en niet slechts ‘op papier’ bestaan. De Belastingdienst beoordeelt streng op de zakelijke onderbouwing van deze kostenposten.
Waarom een Management Fee Gebruiken?
Het toepassen van een management fee tussen holding en werkmaatschappij biedt diverse voordelen:
1. Eerlijke Kostenverdeling
Door managementdiensten centraal via de holding te regelen en door te belasten aan de werkmaatschappij, ontstaat een transparante en eerlijke kostenverdeling. Dit is vooral nuttig bij meerdere werkmaatschappijen.
2. Fiscale Optimalisatie
De werkmaatschappij verlaagt haar belastbare winst door de fee als kosten op te voeren. De holding ontvangt deze inkomsten en kan deze gebruiken voor:
- Investeringen
- Pensioenopbouw
- Dividenduitkeringen (op termijn)
- Herinvestering in andere werkmaatschappijen
Dit maakt het mogelijk om vermogen fiscaal vriendelijk op te bouwen.
3. Risicospreiding
Door strategische en juridische functies onder te brengen in de holding, beperk je de blootstelling van deze functies aan operationele risico’s. Als de werkmaatschappij in zwaar weer komt, blijven de activa in de holding beschermd.
4. Professionele Structuur
Een holding die fungeert als centraal punt voor management en strategie maakt je onderneming schaalbaar en aantrekkelijk voor investeerders of externe partners.
Fiscale en Juridische Aandachtspunten in 2025
In 2025 kijkt de Belastingdienst scherper naar de zakelijkheid en marktconformiteit van interne vergoedingen. Zorg daarom voor een goede onderbouwing van je management fee holding werkmaatschappij:
1. Zakelijkheid
De fee moet in verhouding staan tot de werkzaamheden. Lever je bijvoorbeeld strategisch advies, dan moet daar ook een aantoonbare activiteit tegenover staan (bijv. notulen, rapportages, urenregistraties).
2. Marktconformiteit (at arm’s length)
De vergoeding moet gelijk zijn aan wat een externe partij zou vragen voor vergelijkbare diensten. Een te hoge of symbolische vergoeding kan aanleiding geven tot correcties door de Belastingdienst.
Tip: Gebruik benchmarks of offertes van derden om je tarief te onderbouwen.
3. Managementovereenkomst
Leg de afspraken schriftelijk vast in een duidelijke overeenkomst met onder meer:
Dienstomschrijving
- Vergoedingsstructuur
- Facturatiemomenten
- Btw-afspraken
- Looptijd en opzegtermijn
Een goede overeenkomst is cruciaal bij een controle.
4. Btw-afdracht
De management fee is in beginsel belast met 21% btw. Alleen als je een goedgekeurde fiscale eenheid voor de btw hebt tussen de vennootschappen, kan dit vervallen. Dit moet je aanvragen bij de Belastingdienst.
5. Transfer Pricing (voor grotere bedrijven)
Voor grotere structuren (vanaf €50 miljoen groepsomzet) geldt de verplichting om transfer pricing-documentatie op te stellen. Kleinere bedrijven zijn hiervan vrijgesteld, maar moeten alsnog aannemelijk maken dat de fee zakelijk is.
Praktijkvoorbeeld
Een DGA heeft een holdingstructuur:
- Holding-BV: voert taken uit op gebied van strategie, HR en administratie.
- Werkmaatschappij-BV: runt de dagelijkse operatie (bijv. een webshop).
De holding factureert maandelijks €2.500 exclusief btw aan de werkmaatschappij. De vergoeding is gebaseerd op een marktonderzoek en wordt correct geadministreerd. De werkmaatschappij boekt dit als zakelijke kosten; de holding als omzet.
Resultaat:
- Fiscale optimalisatie
- Juridische bescherming
- Heldere boekhouding
Veelgemaakte Fouten
Let op deze valkuilen bij het toepassen van een management fee:
- Geen schriftelijke overeenkomst
- Geen daadwerkelijke werkzaamheden
- Vergoeding is niet marktconform
- Verkeerde btw-toepassing
- Geen facturatie of registratie
- Onterecht schuiven met winsten tussen BV’s
Deze fouten kunnen leiden tot correcties, naheffingen of zelfs boetes.
Wanneer Geen Management Fee?
Een management fee is niet altijd verplicht. In deze situaties is het doorgaans niet nodig:
- De holding is volledig passief (houdster zonder activiteiten)
- Alle werkzaamheden worden uitsluitend in de werkmaatschappij uitgevoerd
- De vennootschappen vallen binnen een fiscale eenheid voor de vennootschapsbelasting én voeren geen interne verrekeningen door
Laat je bij twijfel altijd adviseren door een fiscalist.
Conclusie
Een correct ingerichte management fee holding werkmaatschappij is essentieel voor een gezonde, overzichtelijke en fiscaal efficiënte bedrijfsstructuur. In 2025 kijkt de Belastingdienst nog kritischer naar interne verrekeningen, dus zorg dat je je zaken goed op orde hebt.
- Werk met marktconforme tarieven
- Leg afspraken schriftelijk vast
- Draag btw correct af
- Onderbouw je administratie
Twijfel je of jouw structuur voldoet aan de regels? Of wil je een managementovereenkomst laten opstellen die juridisch én fiscaal klopt?
Neem dan contact op met Balancify. Onze experts staan klaar om je te helpen met persoonlijk advies, voorbeeldcontracten en slimme tools om je holdingstructuur professioneel en compliant op te zetten.
Bezoek Balancify en ontdek hoe wij je kunnen helpen bij een toekomstbestendige bedrijfsstructuur.