Bol.com-uitbetalingen aanleveren voor de administratie: zo werkt het

Voor veel ondernemers is bol.com een belangrijk verkoopkanaal. Bol.com betaalt verkopers vrijwel altijd elke twee weken uit, volgens vaste periodes die voor alle verkopers gelijk zijn.
Om de administratie correct, volledig en efficiënt te verwerken, is het belangrijk dat alle bestanden uit iedere uitbetalingsperiode op de juiste manier worden aangeleverd.

In dit artikel lees je precies waar je de benodigde documenten vindt, welke bestanden verplicht zijn en hoe ze door het boekhoudteam worden verwerkt.

1. Waar vind je de uitbetalingsbestanden?

Alle uitbetalingen zijn terug te vinden in het verkoopaccount van bol.com:

1. Log in op het bol.com verkoopaccount.

2. Ga naar Financiën → Uitbetalingen.

3. Hier staan alle uitbetaalperiodes, telkens per twee weken.

4. Door op een periode te klikken verschijnen de bijbehorende documenten.

Elke periode bevat dezelfde soorten bestanden (indien van toepassing).

2. Welke bestanden moeten worden gedownload en hoe lever je ze aan?

Per uitbetaalperiode horen drie soorten bestanden te worden aangeleverd

• PDF-bestanden (kosten & advertenties) upload je altijd in de boekhoudsoftware

• Excel-bestanden kunnen niet in de boekhoudsoftware worden geüpload en moeten daarom altijd via WhatsApp worden aangeleverd.

1. PDF – Kostenoverzicht van bol.com

Deze PDF bevat alle kosten die bol.com in de betreffende periode heeft ingehouden, zoals:

• bemiddelingsbijdragen

• platformkosten

• verzendkosten

• retourkosten

• afhandelingskosten

2. PDF – Advertentiekosten (indien van toepassing)

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van bol.com advertenties, is er per periode een apart PDF-bestand beschikbaar.

3. Excel – Verkoopspecificatie

Dit Excelbestand bevat alle details van de verkopen binnen de uitbetalingsperiode, waaronder:

• ordernummers en orderdatums

• omzet per land

• toegepaste btw-tarieven

• retouren

• verzendbijdragen

• commissies en kosten per order

Belangrijk:

• Jortt ondersteunt geen Excel-bestanden.

• Daarom kan het Excelbestand niet in de software worden geüpload.

• De Excel-verkoopspecificatie moet altijd via WhatsApp worden aangeleverd.

Dit document is essentieel zodat wij:

• omzet per land kunnen splitsen

• btw per land kunnen verwerken

• alles correct kunnen meenemen voor de OSS-aangifte (indien van toepassing)

3. Hoe worden bol.com-uitbetalingen verwerkt in de administratie?

Na aanlevering van alle benodigde bestanden gebeurt het volgende:

1. De verkopen uit het Excelbestand worden verwerkt en opgesplitst per land.

2. De kosten uit de Pdf-bestanden worden volledig geboekt.

3. Alle kosten worden afgezet tegen de omzet.

4. Het resterende bedrag sluit exact aan op het uitbetalingsbedrag dat bol.com heeft overgemaakt.

Op deze manier blijft de administratie sluitend en volledig transparant.

4. Belang van complete periodes

Omdat bol.com met vaste periodes werkt, is het belangrijk dat de volledige set bestanden per periode wordt aangeleverd.
Alleen dan kunnen omzet, kosten, btw en OSS-gegevens correct en efficiënt verwerkt worden.

Conclusie

Wanneer bol.com-bestanden consistent en volledig worden aangeleverd, kan de administratie snel en foutloos worden verwerkt. De combinatie van de Pdf-bestanden (kosten en advertenties) en de Excel-specificatie zorgt ervoor dat alle omzet, btw en kosten correct in de boekhouding terechtkomen en aansluiten op de daadwerkelijke uitbetalingen.