Wat Moet Er Op Een Factuur Staan?

Wat is een Factuur?

Een factuur is een formeel document dat een bedrijf aan een klant verstrekt, met details over geleverde goederen of diensten en het verschuldigde bedrag. Het fungeert als een betalingsverzoek en als een verkoopbewijs. Facturen zijn cruciaal voor het vastleggen van transacties en voor juridische en financiële verificatieprocessen. Ze zijn van groot belang voor een heldere facturering en voor het soepel laten verlopen van de verkoop- en betalingsprocessen binnen een bedrijf.

Waarvoor Worden Facturen Gebruikt?

Facturen documenteren de transactie tussen twee partijen en leggen de betalingsverplichting van de klant vast. Ze ondersteunen heldere administratie en helpen zowel het bedrijf als de klant bij het volgen van financiële activiteiten.

Belangrijke functies van facturen zijn:

• Betalingsverzoek: Formeel verzoek tot betaling met specificatie van het verschuldigde bedrag voor goederen of diensten, wat het betalingsproces vereenvoudigt.
• Omzet bijhouden: Chronologische registratie van verkopen, wat bedrijven helpt om trends te analyseren, prestaties te volgen en inkomsten te beheren.
• Financieel beheer: Ondersteunt een gezonde kasstroom door efficiënte opvolging van openstaande betalingen mogelijk te maken.
• Nauwkeurige administratie: Bijhouden van voorraad en aankopen en opbouwen van een gedetailleerde verkoopgeschiedenis.
• Voldoen aan belastingvereisten: Ondersteunt de belastingvoorbereiding door gegevens te verstrekken voor inkomsten, aftrekken en legitieme onkostenclaims.
• Juridische bescherming: Biedt een verifieerbaar transactierecord bij geschillen of controles.
• Communicatie met klanten: Overbrengen van belangrijke informatie zoals betalingsvoorwaarden en contactgegevens en mogelijk het onder de aandacht brengen van andere producten of diensten.

Factuurvereisten

Om de juridische geldigheid te waarborgen, moeten facturen bepaalde kritieke elementen bevatten. Deze gids geeft een overzicht van de belangrijkste algemene en specifieke informatievereisten.

De volgende gegevens zijn noodzakelijk op elke factuur:

1. Titel: Markeer het document duidelijk als “Factuur”, inclusief uitgiftedatum en leverdatum (voor producten) of datum van voltooide diensten.
2. Uniek factuurnummer: Wijs een uniek, opeenvolgend nummer toe voor tracking.
3. Uw bedrijfsinformatie: Vermeld de naam, het adres en de registratiegegevens van uw bedrijf.
4. Informatie over de ontvanger: Vermeld de naam of bedrijfsnaam van de klant en hun adres.
5. Bankrekeninginformatie: Voeg het rekeningnummer voor betalingen toe.
6. Btw- of bedrijfsregistratienummer: Essentieel voor fiscale doeleinden.
7. Beschrijving van goederen of diensten: Geef details over wat is verkocht of geleverd, inclusief de hoeveelheid.
8. Prijzen en kortingen: Vermeld eenheidsprijzen, eventuele kortingen en hoeveelheden.
9. Bedragen: Toon het bedrag zonder btw, het btw-tarief, het btw-bedrag per tarief en het verschuldigde eindbedrag.
10. Plaats van uitgifte: Vermeld de locatie waar de factuur is opgesteld.
11. Betalingsvoorwaarden: Omschrijf de betalingsvoorwaarden, inclusief deadlines en geaccepteerde methoden.

Aanvullende Elementen om te Overwegen op een Factuur:

• Verwijzingen naar eerdere facturen: Handig bij deelfacturen of lopende projecten.
• Algemene voorwaarden: Hoewel niet verplicht, kunnen voorwaarden verwachtingen verduidelijken als ze deel uitmaken van de verkoopovereenkomst en kunnen op de achterzijde van de factuur worden opgenomen.

Specifieke Btw-Vermeldingen op Facturen

In sommige gevallen zijn specifieke btw-vermeldingen vereist, zoals:

• “Btw verlegd”: Wanneer de btw door de klant moet worden betaald.
• “Zelf opgemaakte factuur”: Voor gevallen waarin de klant de factuur opstelt.
• “Vrijstelling van btw volgens artikel …”: Als de transactie btw-vrijgesteld is, moet de wettelijke grondslag voor deze vrijstelling worden vermeld.
• Andere specifieke vermeldingen: Eisen kunnen van toepassing zijn op sectoren zoals kunst, antiek, voertuigen, reisbureaus of tweedehands goederen.

Wat te Doen bij Btw-Vrijstelling?

Zelfs als u bent vrijgesteld van btw, moeten facturen nog steeds aan de standaardvereisten voldoen. Kleine bedrijven moeten bijvoorbeeld aangeven waarom geen btw wordt aangerekend, inclusief relevante btw-vermeldingen indien van toepassing.

Wat te Doen bij Niet-Naleving of Verlate Facturen?

Niet-naleving van factuureisen kan leiden tot boetes:

• Eerste overtreding: Een kleine, onbedoelde fout kan resulteren in een boete van €25 per factuur, met minimum- en maximumgrenzen.
• Tweede overtreding: Boetes kunnen oplopen tot €125, met een maximumlimiet.
• Volgende overtredingen: Boetes kunnen oplopen tot €250, met een maximum van €5.000.
• Onjuiste informatie: Fouten op een factuur kunnen leiden tot boetes van maximaal het dubbele van het gefactureerde bedrag. Voor oprechte fouten wordt dit meestal beperkt tot 100% of 60%.

Let op: Facturen zonder belangrijke details, zoals een vervaldatum of bankrekeningnummer, kunnen klanten de mogelijkheid geven om betaling uit te stellen of betwisten. Complete facturen verminderen deze risico’s.

Creditnota’s voor Factuurcorrecties

Bij een fout op een factuur moet deze worden gecorrigeerd met een creditnota die verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Zelfs bij correcties kan de klant nog steeds aanspraak maken op compensatie voor ongemak, dus nauwkeurige facturatie is cruciaal.

Naleving en het Vereenvoudigen van Facturatie

Correcte facturering is essentieel voor een vlotte bedrijfsvoering en naleving van de regelgeving. Door alle noodzakelijke onderdelen op te nemen, voldoen bedrijven niet alleen aan de wettelijke normen, maar bevorderen ze ook transparantie en nauwkeurigheid, wat helpt om geschillen te voorkomen en de kasstroom te ondersteunen.